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Meilensteintrendanalyse – Projekte erfolgreich planen und steuern

Meilensteintrendanalyse

Sie verantworten ein Projekt und wollen Terminverschiebungen rechtzeitig visualisieren, damit ein Eingreifen noch möglich ist und auf diese Art und Weise bevorstehende Verzögerungen im Projektablauf vermieden werden können? Sie müssen den Status dieser Projekte an den Steuerungskreis reporten und suchen nach dem richtigen Werkzeug? Dann ist die Meilensteintrendanalyse (MTA) genau das Richtige für Sie. Was genau diese Methode zu bieten hat und wie man sie anwenden kann, wird anhand eines praktischen Beispiels eines Anlagenplanungsprojektes verdeutlicht.

Welchen Nutzen hat eine Meilensteintrendanalyse für Sie?

Die Meilensteintrendanalyse ist eine Methode zur Überwachung des Projektfortschritts. Durch das regelmäßige Überprüfen der geplanten Meilensteintermine zu festgelegten Berichtzeitpunkten, gibt diese Methode jedem Beteiligten einen Überblick darüber, ob die geplanten Termine eingehalten werden können oder ob mit Abweichungen zu rechnen ist. Bevorstehende Verzögerungen können dadurch frühzeitig erkannt und ggf. Gegenmaßnahmen zur Sicherung von Terminen eingeleitet werden.

 

Wie ist eine Meilensteintrendanalyse aufgebaut?

Aufbau einer Meilensteintrendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse ist ein Diagramm, das aus zwei Achsen besteht. Auf der x-Achse werden die Berichtszeitpunkte, auf der y-Achse die geplanten Meilensteintermine dargestellt. An jedem Berichtszeitpunkt wird pro Meilenstein das voraussichtliche Fertigstellungsdatum eingetragen. Nach mehreren Berichtszeitpunkten könnte ein Diagramm wie in der nebenstehenden Abbildung aussehen.

Diese Einschätzungen werden jeweils über die verschiedenen Berichtszeitpunkte zu Trends verbunden, die wie folgt interpretiert werden können: Waagerechte Trends bedeuten, dass sich nichts an den zu erwartenden Meilensteinterminen geändert hat. Fallende Trends bedeuten, dass man den Meilenstein früher erreichen wird. Steigende Trends zeigen eine Verzögerung des Meilensteintermins an.

Und jetzt zu einem Praxisbeispiel – Projektphasen und Meilensteine eines Anlagenplanungsprojektes

In diesem vereinfachten Anwendungsbeispiel aus der Praxis muss eine neue Fertigungsanlage beschafft werden. Für das Reporting dieses Projekts wird eine Meilensteintrendanalyse eingesetzt. Bevor diese erstellt wird, müssen zunächst geeignete Projektphasen und Meilensteine definiert werden. Das folgende Schaubild zeigt die dafür definierten Projektphasen und Meilensteine. 

Es ist wichtig, dass Sie Meilensteine klar definieren, da diese Prüfpunkte darstellen, an denen über die Fortführung des Projektes entschieden wird.

Beispielhafte Projektphasen für eine Meilensteintrendanalyse

Der Status des Anlagenprojektes am Berichtszeitpunkt 4

Beispiel einer Meilensteintrendanalyse

Die geplante Dauer der einzelnen Projektphasen wurde von Experten mit langjähriger Erfahrung geschätzt und die Meilensteintermine daraufhin in das Diagramm übertragen. Es haben bereits drei Berichtrunden mit dem Steuerkreis – jeweils zum ersten Tag des Monats – stattgefunden. Der 4. Berichtzeitpunkt steht nun an.

Projektstatus am 01.04.19:

  • M1 und M2: Erfolgreich zum Meilensteintermin abgeschlossen

  • M3: 1 Monat Verzug in der Lastenhefterstellung wird prognostiziert, da die verantwortliche Produktentwicklung noch keine 3D-Zeichnungen liefern kann, welche für das Lastenheft notwendig sind.

  • Nachdem die Meilensteine M4-M8 direkt abhängig von M3 sind, verzögern sich auch alle nachfolgenden Meilensteine um 1 Monat. Dies ist an den steigenden Trendlinien zu erkennen.

Wie können weitere Verzögerungen vermieden und der Projekterfolg sicher gestellt werden?

Während der Berichtrunde stellte sich heraus, dass der Grund für das Nichtfertigstellen der 3D-Zeichnungen generelle Unstimmigkeiten bei der Priorisierung verschiedener Projekte in der Abteilung ist. Da der Steuerkreis eine Terminverschiebung aufgrund der damit verbundenen Mehrkosten für die spätere Produkteinführung nicht akzeptieren kann, beschließt er eine klare Priorisierung dieses Anlagenprojektes. Um den Zeitverzug einzuholen, ordert er die sofortige Unterstützung von zwei Mitarbeitern eines anderen Produktentwicklungsteams an, die kurzfristig für zwei Wochen unterstützen sollen. Zusätzlich rät er, schon jetzt intensiv mit der Lieferantensuche zu beginnen, da die Anlagenbaubranche zur Zeit boomt und vermieden werden soll, dass es zu weiteren Verzögerungen kommt.

Der Status des Anlagenprojektes am Berichtszeitpunkt 12

Beispiel einer Meilensteintrendanalyse

Das klare Priorisieren und die sofortige Unterstützung bei der Erstellung der 3D-Zeichnungen war die richtige Entscheidung, denn dadurch konnte der Meilensteintermin für M3 eingehalten werden. Weil frühzeitig mit der Lieferantensuche begonnen wurde, konnte die Anlage schon einen halben Monat früher beauftragt werden. Das war auch notwendig, da sich herausstellte, dass aufgrund der hohen Auftragslage beim Lieferanten der Anlagenbau keine 2 ½ Monate, sondern 3 Monate dauern sollte. Im Juni berichtete der Anlagenbauer zusätzlich Lieferengpässe bei Sublieferanten, sicherte aber die Einhaltung des Meilensteintermins M5 zu (s. Verzögerung in M5 in Berichtzeitpunkt 6). Wie Sie sehen, konnte durch das frühzeitige Einleiten von Maßnahmen der Endtermin gehalten werden und das Produkt auf der neuen Anlage zum geplanten Termin produziert und abgesetzt werden.

Wer, wann und was ist zu beachten?

Diese Methode wird besonders von Projektleitern sehr geschätzt um zum Beispiel dem Steuerkreis eine präzise Aussage über den Projektstatus im Bezug auf die Terminplanung und den Terminstatus geben zu können. Dieses Verfahren kann bei allen Projekten angewendet werden. Häufiger erfolgt dies jedoch in Projekten mit einer Laufzeit von mehreren Monaten oder Jahren, wenn regelmäßige Berichtsrunden stattfinden und eine klares Projektende definiert wurde. Die Meilensteintrendanalyse ermöglicht zwar eine einfache und übersichtliche Darstellung und Visualisierung der Ergebnisse und somit das frühe Erkennen von Abweichungen, berücksichtigt jedoch nicht die Abhängigkeiten zwischen den Meilensteinen und ersetzt somit keinen detailliert ausgearbeiteten Projektplan.

 

Fazit

Einfach aber wirksam. Die Meilensteintrendanalyse ist ein leicht anzuwendendes Werkzeug. Terminverschiebungen in Ihren Projekten können rechtzeitig visualisiert werden. Dadurch können Sie schon frühzeitig geeignete Steuerungsmaßnahmen einleiten und Terminverzögerungen, die den Projekterfolg gefährden könnten, vermeiden. Probieren auch Sie es aus!


Erstellt von: Sabine Storath


 

 

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