Ein gut implementiertes ERP-System hilft Unternehmen dabei, betriebliche Abläufe zu harmonisieren, Transparenz zu schaffen, Ressourcen optimal zu nutzen und so die Effizienz zu steigern, was letztlich zur Steigerung der Profitabilität führt. Doch die Frage bleibt: Wie kann ein Unternehmen, das sein ERP-System aktualisieren oder vollständig ersetzen möchte, die richtige Software und den passenden Implementierungspartner finden?
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"Eine sorgfältige Planung, eine klare Fokussierung auf die Geschäftsprozesse und die Unterstützung durch erfahrene Beratungsunternehmen sind für die Einführung eines ERP-Systems entscheidend", erklärt Dr. Michael Leupold, Mitglied der Geschäftsleitung und Abteilungsleiter Enterprise Resource Planning & IT-Concepts bei PROTEMA in seinem Fachbeitrag für das Magazin „ERP-Management“ vom GITO Verlag.
Überblick über den ERP-Markt
Der ERP-Markt ist vielfältig und unübersichtlich, besonders für Unternehmen, die nicht tief in dieser Materie verankert sind. Es gibt eine Vielzahl von Marktteilnehmern, die unterschiedliche Rollen übernehmen:
- ERP-Systemanbieter: Diese entwickeln und vertreiben ERP-Softwarelösungen.
- Anbieter von Zusatzmodulen: Diese erweitern ERP-Systeme um spezielle Funktionen, die auf bestimmte Branchen oder Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.
- Implementierungspartner: Diese Unternehmen sind für die Einführung und Implementierung des ERP-Systems im Unternehmen verantwortlich.
- Beratungsunternehmen: Sie unterstützen Unternehmen dabei, die richtige Strategie zu entwickeln und den Implementierungsprozess zu steuern.
Einige dieser Marktteilnehmer bieten umfassende Lösungen an, bei denen sie mehrere dieser Rollen abdecken. So kann beispielsweise ein ERP-Systemanbieter gleichzeitig auch der Implementierungspartner sein. Andere spezialisieren sich auf spezifische Bereiche, wie z.B. die Bereitstellung von Branchenlösungen oder den Betrieb und Support eines ERP-Systems.
Eine sorgfältige Planung, eine klare Fokussierung auf die Geschäftsprozesse und die Unterstützung durch erfahrene Beratungsunternehmen sind für die Einführung eines ERP-Systems entscheidend.
Bei dieser Vielzahl an Optionen ist es für Unternehmen, die ein neues ERP-System einführen oder das bestehende austauschen wollen, eine große Herausforderung, die passende Lösung und den richtigen Implementierungspartner zu finden.
Der Lastenheft-basierte und prozessorientierte Ansatz
In der Praxis hat sich besonders bei mittelständischen Unternehmen der Lastenheft-basierte und prozessorientierte Ansatz für die ERP-Systemauswahl bewährt. Dieser Ansatz hilft Unternehmen dabei, die Komplexität der Systemauswahl zu reduzieren und den Überblick zu behalten. Ein gut formuliertes Lastenheft schafft auch Verbindlichkeit. Idealerweise wird es nach Abschluss des Auswahlprozesses Bestandteil des Vertrags zwischen dem Unternehmen und dem ERP-Anbieter. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und den Implementierungsprozess reibungslos zu gestalten.
Der prozessorientierte Ansatz
Der prozessorientierte Ansatz hebt sich dadurch ab, dass die wesentlichen Anforderungen eines Unternehmens aus seinen Geschäftsprozessen abgeleitet werden. Statt die Anforderungen ausschließlich anhand von Funktionalitäten oder technischen Aspekten zu definieren, werden sie in einem engen Zusammenhang mit den bestehenden und zukünftigen Abläufen im Unternehmen erarbeitet. Die Inhalte des Lastenhefts und der Ist-Analyse orientieren sich somit stärker an der Ablauforganisation als an der Aufbauorganisation des Unternehmens.
Typische Fallstricke bei der ERP-Auswahl
Die Auswahl eines ERP-Systems und die Erstellung eines Lastenhefts sind jedoch komplexe Prozesse, die einige Herausforderungen mit sich bringen. Unternehmen können in dieser Phase auf verschiedene Fallstricke stoßen, die den Auswahlprozess erschweren oder zu einem unbefriedigenden Ergebnis führen:
- Unklare Projektstrategie
- Übermäßige Detailtiefe
- Vernachlässigung der IT-Landschaft
Beratungsunternehmen als Partner bei der ERP-Auswahl
Angesichts der Komplexität des Auswahlprozesses kann es sinnvoll sein, ein spezialisiertes Beratungsunternehmen hinzuzuziehen. Diese Unternehmen verfügen über das notwendige Know-how, um die Auswahl eines ERP-Systems strategisch zu begleiten und Fallstricke zu vermeiden. Sie helfen dabei, eine klare Projektstrategie zu entwickeln, die Anforderungen des Unternehmens in Einklang mit den bestehenden Geschäftsprozessen zu bringen und ein stimmiges Zielbild für die zukünftige IT-Systemlandschaft zu entwerfen.
Folgende Punkte werden im Artikel thematisiert:
- Überblick über den ERP-Markt
- Lastenheftbasierte, prozessorientierte Vorgehensweise für die ERP-Anbieterauswahl
- Beispiel-Prozesslandkarte eines Industrieunternehmens
- Was bedeutet Lastenheftbasierte
- Was bedeutet prozessorientierte Vorgehensweise
- Wie kann Fallstricken vorgebeugt werden?
- Festlegung einer Projektstrategie
- Analyse mit dem richtigen Detailgrad
- Definition der IT-Systemlandkarte
- Beratungsunternehmen als Brücke zwischen Unternehmen und ERP-Anbietern
Fazit
Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes und strategisch wichtiges Projekt für jedes Unternehmen. Eine sorgfältige Planung, eine klare Fokussierung auf die Geschäftsprozesse und die Unterstützung durch erfahrene Beratungsunternehmen sind entscheidend, um die richtige Lösung zu finden und erfolgreich zu implementieren. Ein prozessorientierter- und und Lastenheft-basierter Ansatz bietet dabei den Vorteil, dass die Auswahl des ERP-Systems und des Implementierungspartners systematisch und zielgerichtet erfolgt. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass es langfristig von den Vorteilen einer integrierten und optimierten IT-Landschaft profitiert.
Der Artikel ist im Magazin „ERP-Management“ Ausgabe 05/2024 erschienen. https://erp-management.de/artikel/einfuhrung-von-erp-software
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